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TRANSPARENCIA Y CUMPLIMIENTO ARAMÓN

 
CÓDIGO DE CONDUCTA NORMAS DE FUNCIONAMIENTO FORMULARIO DE DENUNCIAS DESIGNACIÓN DE DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS

1.- Objeto y régimen jurídico

El canal de denuncia constituye el mecanismo interno establecido por Grupo ARAMON con la finalidad de que empleados, directivos y/u otras personas que estén vinculadas con Grupo ARAMON a través de otro tipo de relación jurídica, bien sean clientes o proveedores, puedan comunicar de forma confidencial posibles irregularidades, actos indebidos, comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de Grupo ARAMON que se estén realizando dentro del mismo y que puedan conllevar para el mismo algún tipo de responsabilidad penal, civil o administrativa (en adelante, el “Canal de Denuncia”).

Las presentes normas de utilización y funcionamiento del canal de denuncia (en adelante, las “Normas de Funcionamiento”) pretenden regular el régimen de derechos, deberes, garantías, términos y condiciones de acceso y uso del canal de denuncia por parte sus potenciales usuarios.

El acceso y/o utilización del Canal de Denuncia supone la aceptación plena y sin reservas por parte del Usuario de las presentes Normas de Funcionamiento y de las condiciones de uso web en su versión vigente en cada momento.

Grupo ARAMON se reserva el derecho a modificar la presentación, configuración, funcionamiento y contenido del canal de denuncias, de las presentes Normas de Funcionamiento y de las condiciones de uso web.

2.- Denunciantes

El acceso y uso del Canal de Denuncia queda reservado al oficial de cumplimiento, los empleados, directivos y a cualesquiera otras personas que estén vinculadas con Grupo ARAMON España a través de otro tipo de relación jurídica, bien sean clientes o proveedores de cualquiera de las sociedades del Grupo (en adelante, los “Denunciantes”).

Los Denunciantes deberán denunciar las posibles irregularidades, actos indebidos y/o comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de Grupo ARAMON siempre que tengan conocimiento cierto o exista algún indicio razonable de los mismos. Los hechos denunciados deben estar directamente relacionados con actividad del denunciado y de Grupo ARAMON, de forma que no es susceptible de denuncia cualquier tipo de comportamiento supuestamente indebido, sino estrictamente aquellos que estén relacionados con su vinculación con la empresa.

El Canal de Denuncia en ningún caso debe ni puede ser utilizado como un mecanismo para la interposición de quejas, reclamaciones o sugerencias directa o indirectamente relacionadas con los servicios, productos o actividades ofertados por Grupo ARAMON. A tal efecto, Grupo ARAMON dispone de diversos canales y medios adecuados y directamente relacionados con el Servicio a Atención al Cliente del Grupo.

De conformidad con lo anterior, los Denunciantes se comprometen a hacer un uso del Canal de Denuncias diligente, correcto y conforme al ordenamiento jurídico, a las presentes Normas de Funcionamiento y a las condiciones de uso web, conforme a su finalidad propia y a las exigencias de la buena fe.

Tanto los datos personales de los Denunciantes, como el hecho mismo de la presentación de una denuncia y el contenido de la denuncia tienen carácter estrictamente confidencial, aunque no anónimo, no pudiendo adoptarse ninguna medida disciplinaria, directa o indirecta, por el hecho de la denuncia, sin perjuicio de los derechos que correspondan a los denunciados de acuerdo a la normativa vigente.

3. Medios de acceso

Los Denunciantes podrán acceder y hacer uso del Canal de Denuncia mediante el envío del Formulario de Denuncia que se encuentra a su disposición en https://www.aramon.com/formulario-de-denuncias.html, debidamente cumplimentado.

4.- Formulario de Denuncia

Es el documento a utilizar para comunicar y formular la denuncia, debiéndose cumplimentar y firmar correctamente, acompañando en su caso de los documentos justificativos del hecho denunciado.

5.- Órganos de actuación

5.1.- Comité de Denuncias.

Su cometido principal es hacer cumplir el procedimiento de denuncias, garantizar la confidencialidad en todo el proceso, así como garantizar una correcta pero eficaz gestión del sistema interno de denuncias.

5.2.- Instructor.

El Instructor es designado por mayoría simple de los miembros que conforman el Comité de Denuncias. Puede ser uno de sus miembros u otra persona ajena al mismo atendiendo a la naturaleza, objeto y demás circunstancias concurrentes de la denuncia.

6. Procedimiento

6.1.- Iniciación

La persona que conozca la existencia de posibles irregularidades, actos indebidos y/o comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de Grupo ARAMON deberá reportarlo inmediatamente a través del medio de acceso al Canal de Denuncias detallado en el Apartado 3 anterior.

Recibido el formulario de denuncia el Comité de Denuncias decidirá si procede la tramitación de la denuncia o el archivo de la misma. Esta decisión deberá comunicarse al Denunciante en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la recepción de la denuncia. La comunicación al Denunciante se hará por la misma vía por la que se hubiera recibido el escrito de denuncia.

A los efectos de lo previsto en el párrafo anterior, son causas de archivo de la denuncia:

o Que la denuncia no se formalice a través del formulario facilitado por Grupo ARAMON o que, pese a estar formalizada a través de dicho formulario, no contenga los contenidos e información mínimos solicitados en dicho formulario. En este supuesto, el Comité de Denuncias informará al Denunciante sobre la decisión de archivo de la denuncia concediéndole un plazo de cinco (5) días para que el Denunciante subsane los defectos observados, que se indicarán en la referida comunicación, con carácter previo al archivo.

o Que la denuncia responda a hechos que no estén directamente relacionados con la actividad del denunciado y/o Grupo ARAMON.

o Que los hechos denunciados hayan sido denunciados, a su vez, ante cualquier órgano judicial o arbitral o ante cualquier autoridad administrativa entre cuyas competencias se encuentre la de investigar los hechos, calificarlos legalmente y/o atribuirles consecuencias jurídicas. El archivo del expediente por esta causa podrá decidirse por Comité de Denuncias en cualquier momento, tan pronto como llegue a su conocimiento la concurrencia de la misma.

El Comité de Denuncias podrá recabar con carácter previo a la decisión de tramitar o archivar la denuncia toda aquella información que estime precisa o conveniente para su valoración previa.

6.2.- Actuación e investigación

El Comité de Denuncias, una vez haya obtenido toda la información relevante por parte del Denunciante sobre los hechos denunciados, si considera que concurren indicios razonables de la existencia de posibles irregularidades, actos indebidos y/o comportamientos contrarios a la legislación vigente y/o a la normativa interna de Grupo ARAMON iniciará un procedimiento de investigación.

Una vez instruido el expediente de investigación, el Comité de Denuncias emitirá un informe de conclusiones que contenga una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones.

En el informe se evitarán todas aquellas menciones que permitan la identificación del Denunciante y del denunciado así como del concreto centro de trabajo en el que se hubieran desarrollado los hechos objeto de análisis.

El Comité de Denuncias garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.

El informe deberá estar concluido, en la medida de lo posible, en el plazo de dos (2) meses a contar desde la recepción de la denuncia.

Si el Comité de Denuncias considera que los hechos denunciados no constituyen una irregularidad, acto indebido y/o comportamiento contrario a la legislación vigente y/o a la normativa interna de Grupo ARAMON España, procederá a desestimar la denuncia, archivando el caso y comunicándolo al Denunciante con las razones de la desestimación.

El Comité de Denuncias informará al Denunciante sobre las medidas tomadas y si los hechos pudieran ser constitutivos de delito se denunciarán a la Policía, a la Fiscalía o al Juez de Instrucción, suspendiéndose en ese momento cualquier investigación iniciada.

7.- Protección de datos

Los datos personales tratados con ocasión de la denuncia serán responsabilidad de ARAMÓN MONTAÑAS DE ARAGÓN, S.A., con domicilio social en “Edificio Sextas”, Urbanización Formigal, s/n, Formigal (Huesca), inscrita en el Registro Mercantil de Huesca, al Tomo 627, Folio 1, Hoja HU-12.516, Inscripciones 1 y 2 y provista de C.I.F. número A-50.909.357 (en adelante, “ARAMÓN”).

Estos datos se utilizarán por ARAMÓN para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia, no se utilizarán para fines incompatibles y serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

La presentación de la denuncia y su contenido tienen carácter estrictamente confidencial.

Los datos de carácter personal obtenidos por ARAMÓN a través de la denuncia se almacenan en bases de datos y se tratan en todo momento conforme a lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, conservándose durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación y en todo caso, por un máximo de tres meses para después ser suprimidos. Transcurrido el plazo los datos podrán seguir siendo tratados por el Comité de Denuncias en la investigación de los hechos denunciados.

ARAMÓN, con carácter general, ha implementado y mantendrá en todo momento las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida y tratamiento y/o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, naturaleza de los datos almacenados y riesgos a los que están expuestos.

Puede ejercer sus derechos sobre los datos de carácter personal presentando una copia de un documento identificativo y exponiendo brevemente su caso y el derecho que quiere ejercer, mediante carta dirigida a “Edificio Sextas”, Urbanización Formigal, s/n, 22640 Formigal (Huesca) o a protecdatos@aramon.es

Puede encontrar más información sobre sus derechos o presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en la Agencia Española de Protección de Datos www.agpd.es - C/ Jorge Juan, 6. 28001 – Madrid (901 100 099 - 912 663 517).